Teknik Bersidang/Rapat

hammerSenin malam (11/08) sampai Selasa pagi saya berada di Puncak, Bogor Jawa Barat. Saya diundang oleh Badan Eksekutif Mahasiswa STIMIK Perbanas untuk mengisi dua sesi materi. Materi pertama tentang motivasi, saya putarin aja filem The Secret buat mereka, jadi saya nggak perlu banyak bicara cukup mereka ambil kesimpulan saja setelah nonton filem. Materi kedua saya menyampaikan Etika/Teknik Persidangan.

Sudah beberapa tahun ini (5-7 tahun terakhir) saya rutin diminta untuk mengisi materi Etika/Teknik Persidangan. Barangkali pengalaman organisasi atau kenapa, mahasiswa STIMIK Perbanas selalu meminta saya untuk mengisi materi ini.

Dari kantor saya dijemput oleh panitia, kemudian saya pulang jemput isteri buat diajak serta. Kasihan juga ditinggal sendiri di rumah. Sekitar pukul 7 malam berangkat dan sampai di lokasi acara sekitar pukul 9 malam.

Semestinya materi pertama saya pukul 20.45, tapi molor sampai mulai pukul 11 malam. Tak ada yang bisa saya sampaikan tentang materi ini, karena setelah saya beri kata pengantar lalu peserta saya suguhi filem The Secret dan ketika telah selesai waktu sudah memasuki dini hari.

Sesi materi kedua, saya menyampaikan Etika/Teknik Persidangan.

Ada beberapa catatan yang ingin saya sampai kepada Anda tentang materi ini dan pandangan atas hasil simulasi sidang yang dilakukan oleh para peserta pelatihan.

Sidang atau rapat adalah pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi. Penguasaan tata cara persidangan/rapat mutlak dimiliki oleh para “pemain” organisasi. Kenapa? Karena dari sidang/rapat inilah akan keluar keputusan yang mengikat dan akan menentukan perjalanan organisasi maupun individu-individu yang terlibat di dalamnya, dan dari keterjebakan keputusan yang dihasilkan.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persidangan/rapat:

  1. Tempat/ruangan
  2. Waktu
  3. Agenda acara/pembahasan
  4. Perlengkapan dan peralatan
  5. Peserta
  6. Tata tertib
  7. Pimpinan sidang/rapat
  8. Keputusan/kesimpulan sidang/rapat

Tempat Sidang. Perlu diperhatikan tempat berlangsungnya sidang/rapat yang memadai. Jangan melangsungkan pertemuan yang penting di tempat dimana tidak bisa berlangsung dengan baik karena persoalan gangguan, tidak nyaman, format atau posisi peserta, tidak tersedianya sarana penunjang dan sebagainya.

Waktu Sidang. Demi disiplin sidang faktor waktu mesti diperhatikan. Jangan sampai sidang berlangsung tanpa ada kepastian waktu, harus ditentukan durasi, dimulai dan diakhiri serta kapan waktu istirahat jika sidang berlangsung lama. Para peserta harus displin dengan persoalan waktu.

Agenda Pembahasan. Sebelum sidang/rapat berlangsung para peserta harus sudah tahu materi apa yang akan dibahas. Jangan sampai peserta menduga-duga maksud pertemuan, ketidakjelasan agenda pembahasan membuat sidang/rapat bisa ngelantur kemana-mana. Kalau tidak ada agenda yang jelas, maka itu kongkow-kongkow namanya, bukan bersidang:)

Perlengkapan/Peralatan. Siapkan apa saja perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan. Jika sidang/rapat berlangsung di tempat yang luas maka diperlukan pengeras suara. Dalam sidang formil perlu juga disiapkan palu untuk memutuskan/menetapkan hasil sidang/rapat.

Peserta. Siapa saja yang boleh mengikuti persidangan, dan apakah dibolehkan peninjau. Siapa yang punya hak bicara (menyampaikan pendapat) dan punya hak suara (membuat keputusan).

Tata Tertib. Harus diatur apa yang boleh dan tidak boleh, etika dan aturan main persidangan.

Pimpinan Sidang/Rapat. Pimpinan bisa dari pimpinan organisasi atau ditunjuk oleh peserta sidang. Tergantung dari jenis sidang/rapat itu sendiri. Pimpinan sidang/rapat haruslah orang yang mengerti teknik bersidang/rapat. Sukses atau gagalnya persidangan sangat ditentukan oleh keahlian dan kecakapan pimpinan. Banyak sidang berlangsung chaos dan amburadul karena kesalahan pimpinan. Pimpinan haruslah mempunyai sifat-sifat kepimpinan, berwibawa, peka, disiplin, bisa mengelola konflik, santun dan sifat-sifat positif lainnya. Pokoknya pimpinan harus bisa mengarahkan sidang ke arah keputusan secara efektif dan efisien.

Keputusan/Kesimpulan Sidang. Output product dari persidangan/rapat adalah keputusan atau menghasilkan kesimpulan. Keputusan yang dibuat tidaklah bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, diusahakan memuaskan semua pihak. Hendaknya keputusan yang dibuat mengedepankan asas musyawarah untuk mufakat, jangan langsung ambil voting. Voting adalah cara terakhir jika musyawarah-mufakat tidak tercapai.

Sewaktu para peserta pelatihan saya minta untuk mencoba simulasi sidang, banyak kejadian-kejadian lucu atau dramatis terjadi. Cara memegang palu sidang yang salah, pimpinan yang gagap atau bingung mengarahkan sidang, masuknya penyusup, suara kegaduhan, hingga sidang berlangsung chaos. Pada simulasi sidang tahun sebelumnya, saking chaos-nya, sampai-sampai pimpinan sidang diculik oleh suatu kelompok. Nah lho! Kalau pimpinan sidang diculik ‘gimana cara penyelesainnya?

Beberapa poin kunci yang saya catat kenapa sidang berlangsung kacau karena para peserta sidang tidak memperhatikan unsur-unsur sidang seperti yang saya sampaikan di atas. Sebelum sidang berlangsung, tidak ditentukan tata tertib sidang, waktu sidang, agenda pembahasan, penelusuran masalah, hingga siapa saja peserta sidang atau peninjau, siapa yang boleh bicara dan bersuara. Untuk sidang yang besar dan penting, perlu juga dibentuk tim pendukung sidang, seperti keamanan dan lainya untuk menjaga sidang dari hal-hal yang tidak diinginkan dan berlangsung dengan baik.

Contoh terbaik untuk belajar dan mengamati sidang sebenarnya adalah menonton sidang-sidang DPR/MPR kita. Banyak hal lucu dan mengecewakan terjadi, barangkali karena ketidak-tahuan mereka tentang tata-cara bersidang, atau malah sok tahu. Ada peserta sidang yang mencak-mencak, megang-megang mike sambil teriak-teriak, mengejar pimpinan sidang sambil ‘nunjuk-nunjuk dengan muka merah. Bukankah itu lucu, iyakan…? he..he..(HS)


About these ads

34 gagasan untuk “Teknik Bersidang/Rapat

  1. Assalamuaalaikum,

    saya mau bertanya, bagaimanakah cara simulasi sidang yang benar?hal ini saya butuhkan karena saya dan rekan-rekan saya mendapat tugas dari guru kami untuk melakukan simulasi sidang. saya merasa bingung karena guru saya memerintahkan kami untuk membuat proposal simulasi sidang, namun yang mereka kumpulkan malah 1 paket buku berlembar-lembar yang isinya terdapat BAP, surat penangkapan, surat putusan, bagaimana yang benar seharusnya?
    sekian pertanyaan dari saya yang masih awam akan adanya ismulasi sidang. mohon pertanyaan dijawab secepatnya

  2. Wa’alaikumsalam Wr. Wb.

    Terimakasih sudah berkunjung.
    Kalau boleh tahu, simulasi sidang yang Anda maksud sidang apa ya? Kalau saya membaca dari tulisannya sepertinya sidang pengadilan barangkali ya?

    Yang saya perhatikan, teknik sidang pengadilan berbeda dengan sidang-sidang organisasi. Sidang pengadilan tidak memperhatikan teknik sidang sebenarnya, dimana etika membuka, penggunaan palu, menutup, mengesahkan keputusan dan sebagainya sesuai dengan gaya pengadilan.

    Kalau dalam sidang organisasi, penggunaan palu, cara membuka, menutup dsb-nya (etika persidangan) sangat diperhatikan. Salah dalam etika ini maka fatal akibatnya.

    Tapi yang jelas, umumnya apapun sidangnya ada hal2 berikut ini yang terjadi:
    1. Ada permasalahan yang diajukan untuk dibahas
    2. Terhadap permasalahan ini ditelusuri/diselidiki kenapa ada permasalahan ini, dianalisa, dan ada output dari persidangan
    3. Output sidang berupa kesimpulan dan keputusan sidang.

    Mengenai yang dikumpulkan oleh guru anda itu adalah bahan2 atau materi yang diperlukan untuk persidangan.

    Untuk lebih lanjut mengenai teknik persidangan pengadilan saya tidak tahu banyak. Mungkin bisa didiskusikan dengan orang yang tepat atau mencari referensi lain.

    Demikian sekilas penjelasan dari saya. Semoga Risqi sukses dengan simulasi sidangnya. Kalau ada yang kurang jelas dan ingin didiskusikan lebih lanjut dengan senang hati saya akan membantu.

    Wassalam,
    Syam
    http://hensyam.co.nr

  3. Assalamuaalaikum,

    pengalaman anda tersebut juga saya alami sekarang, bedanya ini hal pertama bagi saya menyampaikan suatu materi. beberapa hari yang lalu teman-teman meminta saya untuk menyampaikan materi teknik persidangan karena waktu simulasi teknik persidangan pada tahun kemaren yang jadi pemandu adalah saya. kemudian saya mencoba mencari panduan tentang teknik persidangan tapi tidak saya temukan, setelah saya mencoba browsing saya menemukan tulisan anda, yamg jadi pertanyaan saya adalah bolehkah saya memakai tulisan anda sebagai referensi bagi saya dalam meyampaikan materi ini?

    • You could certainly see your skllis within the paintings you write. The world hopes for even more passionate writers such as you who are not afraid to mention how they believe. At all times go after your heart. Until you walk a mile in another man’s moccasins you can’t imagine the smell. by Robert Byrne.

  4. assalamu’alaikum wr.wb
    maaf pak syam, ana rony presiden mahasiswa STAI assalamiyah Curugsari, banten, bolehkan kita menjalin tali silaturrahmi untuk meningkatkan rasa persaudaraan dan juga sharring tuk dapat berbagi ilmu, pengalaman dan informasi, setelah saya membaca pengalaman tulisan bapak cukup bagus untuk dapat di pelajari dan dikaji bagi kawan kawan kita yang hendak menggeluti organisasi terutama teknik persidangan, namun sayangnya bapak tidak menuliskan secara kaffah mengenai teknik persidangan, mohon bapak dapat menuliskan ttg teknik persidangan secara keseluruhan, mulai dari teknik, persyaratan, juga harus ada peraturan dlm persidangan, contohnya waktu dlm skorsing,jenis-jenis interupsi dll yang berkaitan dengan persidangan, hal itu akan dapat memberikan konstribusi bagi kawan-kawan, syukron.
    Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

  5. Bung Rony,

    Wa’alaikumsalam Wr. Wb.

    Terimakasih atas kunjungannya.
    Memang, pada postingan saya tidak menyinggung terlalu dalam tentang Teknik Persidangan, takutnya akan membosankan membacanya karena sangat teknis sekali. Sementara tulisan-tulisan saya di blog bersifat yang ringan-ringan saja.

    Biasanya hal yang teknis ini saya bahas dalam training, sekaligus ada simulasi sidang sehingga bisa dimengerti dan dijiwai apa dan bagaimana bersidang yang baik dan benar.

    Jika ingin bersilaturahmi dan berdiskusi lebih lanjut silahkan hubungi saya lewat email ini, ym: hensyam2000 at yahoo.com, atau nomor saya: 0856 1028203

  6. assalmu’alaikum.
    saya sarep mahasiswa angkatan paling muda dan saya baru aktif di organisasi ektra kampus.
    saya mau tanya mas, bagaimana tekhnik persidangan di organisasi.
    itu saja.
    terima kasih.
    wassalamu’alaikum.

  7. assalamu ‘alaikum Wr. wb…..

    bung helsyusandra, materi bapak memanng ringan namun sangat dibutuhkan. saya jg salah satu penggiat organ kampus, cuma saya tidak perna dapatkan dengan tuntas mengenai teknik dan dasar-dasar dalam persidangan. terkadang, ketika kami melakukan sidang, kami mengalami kebuntuan dalam penyelesaikannya. katakanlah misalnya skorsing sidang telah titetapkan sampai 1 kali 24 jam, atau berapa lama, ternyata pada saat waktu yanng ditetapkan tiba.. pimpinan sidang tidak bisa hadir, hal seperti ini terkadang membuat kami buntu. penentuan waktu waktu dalam sidang, biasanya mengguanakan kelipatan 2, misalnya duakali sekian…sekian, 2 x 15 mnt ATAU 2×30 dst… saya perna ditanya mengapa tidak sekalian dibahasakan 30menit atau 1 jam. saya mohon penjelasannya pak, biar kami tau lebih jauh.

  8. Ass Wr Wb…
    Pak, saya punya beberapa pertanyaan :
    1. Apa perbedaan rapat, musyawarah, diskusi, seminar, simposium, sama konferensi?
    2. Apa saja tugas pemimpin diskusi, notulen, & moderator,?
    3. Apa syarat untuk menjadi pemimpin, notulen, & moderator?
    Tolong jawabannya sejelas mungkin..
    Terima kasih..
    Wass Wr Wb…

  9. Assalamu’alaikum wr wb
    pak syam suami saya kena kasus pemukulan, dia memukul saudara saya yang datang bersama-sama teman-temannya yang tidak kami kenal pada malam hari menagih barangnya yang waktu itu memang tidak ada.sebelumnya sudah diperingatkan untuk datang besok harinyadia memukul saudara saya itu dua kali, memakai alat tumpul, hal ini terjadi karena saudara saya tidak membayar pesangon yang harusnya saya terima(saya bekerja di saudara saya),trus suami saya dilaporkan polisi dan disidik kena pasal 351, yang menjadi pertanyaan bisakah suami saya terlepas dari dakwaan mengingat korban tidak cedera apapun, dan tetap beraktivitas, saya telah mencoba jalur mediasi namun gagal. sebagai catatan saudara juga saingan di bisnis yang sama dengan suami saya.satu lagi pertanyaan apakah setelah BAP kelar suami saya juga ikut ditahan.trima kasih naasihatnya
    wassalamu’alaikum wr wb

  10. Wa’alaikumsalam Wr. Wb.

    Bu Maya, terimakasih sudah berkunjung ke blog saya.
    Mengenai kasus suami ibu, saya kurang paham dengan seluk beluk pengadilan atau kasus hukum.

    Kalau cara damai (mediasi) gagal dilakukan dengan saudara ibu, mungkin perlu dicari pihak lain yang punya ikatan/hubungan dekat antara suami dan saudara tersebut. Bisa orangtua, atau orang yang kuat pengaruhnya. Sebab bagaimanapun, karena masih ada hubungan keluarga saya yakin pasti ada seseorang yang bisa mempertemukan keduanya.

    Semoga kasus keluarga bu Maya bisa selesai dan mendapatkan jalan keluar yang terbaik.

  11. nama saya fathur. saya senang bisa bertemu dengan anda dalam situs ini. sy bisa mendapatkan informasi tambahan tentang teknik bersidang. besok saya akan memberikan materi ke teman-teman mahasiswa sastra asia barat unhas makassar dalam rangka kegiatan latihan manajemen mahasiswa. saya tertarik pada simulasi sidang yang sering anda lakukan pada saat memberikan materi. bisakah anda berbagi dengan saya dengan tentang simulasi sidang yang sering anda lakukan….saya tunggu… thanks..

  12. assalamu’alaikum wr. wb
    saya mahasiswa universitas Riau Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan JURUSAN Agrobisnis….!! yang sekarang sebagai sekretaris advokasi BEM.
    SAYA CUMA MENGUCAPKAN TERIMA KASIH ATAS TULISANNYA,,
    INI SANGAT MEMBANTU SAYA, MUDAH MUDAHAN LEBIH DALAM LAGI MATERINYA.
    THANK’S YA MAS…

    wassalam

  13. Asslm….
    Pak Syam Saya Rizal Angga Rusman dari Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Swadaya Gunung Jati Cirebon…
    Saya hanya ingin mengucapkan terima kasih atas tulisannya yg insya Allah dapat bermanfaat bagi organisasi kampus yang saya pimpin sekarang..
    Karena memang pengurus Organisasi yang saya pimpin sekarang belum paham benar mengenai tata cara atau teknik persidangan..
    Dan kalau boleh meminta sedikit bisa dijelaskan lebih lanjut mengenai tata cara pengetukan palu…Jika satu ketukan apa tandanya, dua ketukan menandakan apa dan seterusnya…
    Thanks

  14. assalamu’alaikum,,,

    bapak, saya dari mahasiswa Universitas Indonesia, saya tertarik dengan tulisan bapak ini. saya pakai tulisan bapak ini untuk bahan makalah saya tentang rapat.

    atas ilmunya saya ucapkan terima kasih.

    wassalam,,,

  15. Ass Wr. Wb
    Pak syam Sy sngat suka dgn tulisan bapak..klo bleh tanya’
    Pada bgian ”perbdaan sidang pngadilan dgn sidang Organisasi
    Sangt senang skali
    Jika bs sharing dgn anda
    Thanks before

    Ibnu Fawzi

  16. Ass. wr.wb…….
    Saya berterima kasih atas penyajian penulisan tentang tEKNIk bERSIDANg/rAPAt,ini merupakan sumbangsih yang sangat luar biasa di bidang pengetahuan saya. semoga ini bermanfaat bagi pengujung blog ini, amin…
    wassalam,….

  17. Assalamulaikum,,
    Tertarik dengan tulisan bapak diatas terkait dengan tata cara sidang…bolehkah saya minta materi atau juknis pelaksaan sidang yang benar dan baik. Sebelumya saya ucapkan terimakasih.

  18. saya mahasiswa dari kmps unm makassar..
    saya mau bertanya pak?
    bisa tidak di jelaskan secara mendetail terkait dengan materi persidangan, mulai dari membuka, menetapkan hasil sidang, skorsing, menerima,menyerahkan ke pimpinan sidang, memutuskan, dan menutup persidangan…?
    mungkin bisa di jelaskan cara dan ketukan palunya,,,,

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s